Cathia Birac (Axel Performance) : Libérer son esprit pour mieux avancer avec la méthode GTD

Nous vous proposons dans cet article de découvrir comment Getting Things Done peut transformer le quotidien au travail et à la maison, en donnant des outils concrets à utiliser même dans les environnements les plus exigeants.

Conseil n°1 : Comment se vider la tête

Votre esprit est conçu pour faire surgir des idées, pas pour les retenir. Lorsque vous disposez d’un espace mental complètement dégagé, vous pouvez consacrer toute votre attention à ce qui compte vraiment, sans vous laisser perturber par le flux incessant de pensées qui vous viennent et de choses à vous rappeler. David Allen recommande de vider son esprit avec un balayage mental régulier.

Prévoyez environ une dizaine de minutes et écrivez tout ce qui vous passe par la tête : vos idées, vos projets, les choses que vous souhaitez faire ou dont vous devez vous rappeler, que ce soit à titre privé ou professionnel, que ce soit important ou insignifiant. Tout ce qui occupe votre esprit doit simplement, de manière brute, être couché sur le papier. Vous serez étonné par le nombre de choses auxquelles vous pouvez penser en dix minutes. Chaque jour, vous prenez des engagements envers d’autres et pensez à des choses que vous voulez faire.

La plupart des gens ont entre 100 et 150 engagements en cours à un moment donné. Chacun d’entre eux requiert de l’attention. Le stress n’est pas suscité par un trop-plein de choses à faire ; le stress ou la culpabilité nous submergent lorsque nous ne tenons pas nos engagements envers les autres ou que nous n’arrivons pas à avancer sur ce que nous avons l’intention de faire. Prendre l’habitude de se vider la tête avec un balayage mental est une première étape nécessaire pour gagner en productivité et en équilibre.

Conseil n°2 : Comment s’organiser efficacement

Lorsque vous commencez une journée en regardant vos mails, vous vous concentrez sur les nouvelles demandes. C’est une pratique fréquente pour de nombreuses personnes et pourtant ce n’est pas la plus efficace.

David Allen recommande de commencer ses journées en consultant son calendrier et ses listes d’action, et en se concentrant ainsi sur les tâches déjà identifiées comme importantes. L’approche GTD préconise de capturer tout ce qui vous passe par la tête dans quelques outils bien choisis, de décider ensuite de ce que vous allez en faire et d’identifier les prochaines actions concrètes au sein de listes pertinentes.

Cette approche vous dote alors d’une sorte de “cerveau externe”, un système fiable auquel vous pouvez faire confiance pour ne plus réagir aux demandes les plus récentes et pressantes. Cette nouvelle organisation sert à travailler de manière optimale, à prendre constamment du recul pour faire des choix délibérés au quotidien. Pour gagner en perspective, il est important de revoir ce qu’il y a à faire toutes les semaines, au cours de la “revue hebdomadaire GTD”.

Cette revue hebdomadaire est un rendez-vous décisif et non négociable avec vous-même pour vous assurer que vos activités sont alignées avec vos objectifs et aspirations. Parce que votre système sera amené à évoluer avec le temps, il convient d’adopter une approche Test & Learn pour mettre en place le système qui vous convient le mieux.

Conseil n° 3 : Comment fixer les priorités

David Allen recommande de suivre son intuition et de se faire confiance. Écoutez cette si merveilleuse “petite voix” qui vous connaît mieux que vous ne le pensez, et qui sait ce qui est le mieux pour vous.

Vos priorités ne seront pas les mêmes à 20h qu’à 10h30 du matin.

Au quotidien, ou d’un instant à l’autre, il n’existe pas d’algorithme ou de formule pour fixer les priorités. Les quatre critères à utiliser pour décider de ce qu’il convient de faire sont les suivants (par ordre de priorité) :

• Le contexte : qu’est-ce que je peux faire là où je suis ?
• Le temps disponible : combien de temps ai-je devant moi avant de devoir accomplir autre chose ?
• Le niveau d’énergie : à quel point est-ce que je me sens fatigué ?
• De la priorité : qu’est-ce qui me rapportera le plus si je le fais ?

Conseil n°4 : Quand travailler sur quoi

Il est possible d’adopter trois modes de travail dans une journée.

1) Effectuer un travail prévu

Tous les jours, il faut du temps pour effectuer les tâches que vous avez décidé de faire. Certains jours, il ne s’agit que de ce qui figure sur votre calendrier, si votre journée est particulièrement chargée en réunions et en actions spécifiques à réaliser ce jour-là. D’autres jours, la journée est aussi guidée par vos listes de prochaines actions dans lesquelles vous choisissez ce que vous allez faire.

2) Travailler sur des choses non planifiées

Chaque jour, il y a des surprises et des interruptions. Elles génèrent de nouvelles choses à faire, importantes ou urgentes. Soyez attentif lorsque vous êtes face à ces sollicitations. Les demandes les plus récentes et les plus pressantes peuvent souvent nous convaincre qu’elles requièrent notre attention immédiate, mais arrêtez-vous et réfléchissez avant de travailler dessus.

3) Définir son travail

Réservez du temps chaque jour pour déterminer la quantité et le type de travail à effectuer, ainsi que le moment opportun pour s’en charger. Ceci est un rituel qui doit se répéter tout au long d’une journée de travail.

Les trois modes de travail sont importants, mais n’essayez pas de travailler dans les trois à la fois. La qualité de votre travail en serait forcément altérée.

Conseil n°5 : Comment dire non

Chaque semaine, passez en revue l’ensemble des engagements que vous avez pris.

Demandez-vous : “Vais-je raisonnablement arriver à faire tout ce à quoi je me suis engagé ?” Si la réponse est négative, décidez de la prochaine action à prendre pour renégocier certains engagements et rendre la charge de travail gérable.

David Allen recommande de ne pas se surengager. Il n’y a pas de mérite à le faire pour faire plaisir aux autres et finir par s’épuiser ou ne pas aller au bout des choses. Avant d’accepter de faire quelque chose, demandez de prendre le temps pour faire le point sur vos listes.

Renégociez si nécessaire. Discutez avec la personne auprès de laquelle vous vous êtes engagé et renégociez vos délais, votre contribution, votre implication ou d’autres éléments de votre engagement. Un engagement renégocié n’est pas un engagement rompu. Si vous recevez une demande dont vous savez que vous ne devriez pas l’accepter, refusez-la en partageant vos bonnes intentions et en expliquant quelles en sont les raisons.

Ces 5 conseils sont issus de l’approche GTD. Que ce soit pour améliorer les modes de fonctionnement avec des équipes ou simplement un meilleur équilibre vie privée-vie professionnelle, la méthode GTD apporte :

• de nouvelles habitudes pour une gestion claire de toutes les sollicitations du quotidien ;
• des journées optimisées pour accomplir plus avec davantage de sérénité ;
• un esprit libre, grâce à un système fiable (votre cerveau externe) dans lequel on externalise ses idées et responsabilités ;
• un meilleur équilibre travail-vie privée, en disant non avec tact et en se concentrant sur ce qui compte le plus ;
• une collaboration plus efficace, en faisant confiance à son système personnel et à celui des autres pour respecter les engagements et obtenir les réponses attendues ;
• de la prise de recul, en choisissant la manière de gérer son quotidien en fonction du contexte, du temps disponible, de l’énergie et des priorités

Dans un contexte où l’agilité et l’efficacité sont essentielles, ce programme constitue une réelle opportunité pour relever les défis de 2025 avec sérénité.

Par Cathia Birac, directrice de Axel Performance