L’entreprise à l’heure du numérique

Réseaux sociaux, dématérialisation des documents, mobilité… Le numérique révolutionne nos façons de travailler. Face à ces changements, les entreprises doivent s’adapter rapidement. Pour elles, c’est un moyen formidable d’améliorer leur compétitivité tout en repositionnant le salarié au cœur de leur stratégie.


Depuis déjà 15 ans, le numérique révolutionne le monde de l’entreprise. L’arrivée de l’ordinateur puis d’Internet sur le lieu de travail constitue deux événements majeurs. Mais ce n’est que le commencement. Avec Internet, tout va plus vite. Durant les prochaines années, le numérique va encore bouleverser nos vieilles habitudes.
« La production, la finance, le marketing, les ressources humaines… Tous les secteurs de l’entreprise sont touchés par cette révolution. Le numérique est un important facteur de croissance, surtout en période de crise » explique  Laurent Prével, président de l’Aproged, l’association des professionnels pour l’économie numérique.
Et pour cause, ces changements sont source de compétitivité et de croissance pour les entreprises. S’il est difficile de chiffrer l’impact du numérique sur la productivité, aucun économiste ne remet en cause son effet positif sur les pratiques au travail.
Le passage au tout numérique est nécessaire. Néanmoins, il doit être accompagné d’une stratégie capable d’intégrer les salariés. Car si la mise en place de nouveaux outils est simple, leur adoption par les employés pose souvent problème.

Chaque entreprise aura son propre réseau social

Le succès des réseaux sociaux et du Web 2.0 n’a pas laissé indifférentes les entreprises. Résultat, la mise en place de réseaux sociaux, de blogs et de wikis se multiplie au sein des entreprises. Selon une étude McKinsey, 17 % des entreprises mondiales disposaient d’un blog en 2007. Aujourd’hui, elles sont déjà 46 %. En termes de réseau social, l’évolution est la même.
Pour les entreprises, c’est un moyen de faire participer les salariés. Mais, l’espace communautaire de l’entreprise ne s’arrête pas là. Les clients et les fournisseurs sont également les bienvenus. Ce type de réseau social a trois avantages.

Les salariés sont plus impliqués dans la vie de l’entreprise. Le réseau fidélise également les consommateurs et les fournisseurs. « C’est cette diversité de points de vue qui crée la performance » précise Jacques Bughin, directeur du bureau bruxellois de McKinsey.
Enfin, le réseau social permet de recueillir de l’information émanant de ces trois catégories. « Par la suite, elle peut être utilisée pour améliorer l’organisation de l’entreprise ou encore déterminer un axe de développement pour un produit par exemple » explique Alain Garnier, fondateur de Jamespot, une société fournissant des solutions de réseaux sociaux aux entreprises.

De grands groupes ont déjà franchi le pas. Lenovo compte déjà plus d’1 million d’utilisateurs sur les forums communautaires. De son côté, Procter & Gamble a créé un réseau social afin de faire participer les consommateurs à l’innovation. Pour l’entreprise, les résultats sont immédiats : baisse des coûts en R&D, recherche plus pertinente et clients satisfaits. Un tiers des innovations du groupe sont faites avec des collaborations externes. Les dépenses en R&D ont diminué de 35 %.

Lego a lancé en grande pompe un module de co-création pour ses nouveaux modèles. Au niveau du design la réduction des coûts est d’environ 10 %, assure le constructeur de jouet.

Quand dématérialisation rime avec rationalisation

Autre vertu du numérique : la dématérialisation. En accélérant les flux d’informations, ce processus améliore également la productivité des entreprises. Il se décompose en trois étapes : la numérisation du document, l’archivage au sein d’une base de données et l’évolution du document.

Une fois archivé, le document est également exploitable numériquement. Grâce à des workflows, outils de gestion des processus, on peut gérer l’ensemble des étapes de la vie d’un document numérisé : signature, modification et publication.
« Désormais, les outils de reconnaissance sont capables d’identifier le type de documents et d’isoler des informations. Pour l’exploitation des données, c’est un gain de temps indéniable » explique Serge Dahan, président d’Iris, une société spécialisée dans la dématérialisation.

Les factures arrivent en tête de liste des documents dématérialisés par les entreprises. Grâce à ce procédé, leur traitement est plus rapide ce qui permet d’accélérer le délai de paiement et, au final, la trésorerie de l’entreprise. Les administrations et les grandes entreprises ont déjà franchi le cap. La SNCF a mis en place une stratégie active de dématérialisation de ses documents.
Mais un tel projet ne s'instaure pas du jour au lendemain. Un long processus est nécessaire en amont : analyse des besoins, modélisation et mise en place technique du processus.

Le mythe de l’entreprise zéro papier

Désormais, tout devient numérisable : déclaration de la TVA à l’administration fiscale, les bons de livraison, les bons de commande ou encore les documents liés à l’achat. En dématérialisant l’ensemble des documents, il devient possible de structurer l’information. L’entreprise peut alors retrouver, en quelques clics, l’historique de tous les documents concernant un client ou un fournisseur.

Prochaine étape ? Les courriers entrants et les fiches de paye. Dès réception, ils seront numérisés avant d’être transmis, par e-mail, à leur destinataire puis archivés. C’est déjà le cas dans les administrations publiques ou les entreprises recevant un volume important de lettres. Les préfectures de police numérisent ainsi tout le courrier entrant.

Désormais, les fiches de paye sont également dématérialisables. Dans la mesure où certains processus, dont l’archivage, sont respectés. Mais la dématérialisation ne signifie pas pour autant la suppression du papier. Tout du moins pas encore. « L’aspect légal contraint encore les entreprises à conserver un grand nombre de documents sous forme papier, mais l'évolution du cadre législatif et normatif va dans le bon sens, celui du numérique » explique Laurent Prével, président de l’Aproged, l’association des professionnels pour l’économie numérique.

Autre frein : l’usage et le comportement des salariés. Pour certaines personnes, le contact au papier est encore nécessaire. Ainsi, de nombreuses entreprises ayant mis en place des bulletins de salaire numériques se sont heurtés à l’opposition de leurs employés. Mais, les mentalités changent vite, les digital native, personnes ayant grandi avec le numérique, sont plus aptes à ce genre de changement. Ce n’est qu’une question de temps.

La mobilité repousse les frontières de l’entreprise

Dans le monde du high-tech, la miniaturisation ne semble pas avoir de limite. L’exemple le plus probant est le téléphone portable. Entre 1975 et 2008, la taille des téléphones portables a été divisée par près de 10 alors que dans le même temps ses capacités n’ont cessé d’augmenter. La miniaturisation s’est mise au service de la mobilité.
Résultat, le salarié ne travaille plus seulement devant son ordinateur. Désormais, il peut le faire lors de ses déplacements. Internet fait émerger de nouveaux modes d’organisation du travail dans les entreprises. Elles n'ont plus de frontière fixe. L’essor des smartphones permet de relier en permanence l’employé à son travail via son e-mail.

L’Internet mobile se développe rapidement. Les entreprises s’approprient petit à petit cette technologie. Les CRM (Customer Relationship Management) mobiles s’étendent à grande vitesse. Désormais, un commercial peut accéder directement au suivi client et mettre à jour ses fiches prospects depuis son smartphone. Blackberry développe sans cesse de nouvelles applications professionnelles. Récemment, le fabricant de smartphone a signé avec Sage un partenariat de recherche pour développer de nouveaux produits qui iront dans ce sens. Mais ces nouvelles frontières n'ont pas que des effets positifs. L'intrusion de la vie professionnelle dans la sphère est de plus en plus marquée.La présence du travail est permanente. Pour une majorité de salariés, cette fléxibilité est vécue comme un stress suppléméntaire.

Le télétravail révolutionne également l’organisation au sein de l’entreprise. Dans ce domaine, la France possède un certain retard. Dans l’Hexagone, les télétravailleurs ne représentent que 7 % de la population active, alors qu’ils sont en moyenne 13 % en Europe et 25 % aux États-Unis. Pour le moment, le télétravail correspond seulement à une culture de travail par projet. Mais très vite, son utilisation pourrait s’élargir et concerner non seulement des missions mais également un travail à temps complet.

Le télétravail s’accompagne d’avantages indéniables comme l’allègement des charges de structure pour les entreprises et les entrepreneurs, la souplesse et la flexibilité pour les employés et la réduction des déplacements domicile / entreprise.
Le plan de développement de l’économie numérique, intitulé France numérique 2012 et présenté le 20 octobre 2008 par Éric Besson, alors secrétaire d’État chargé de la prospective, de l’évaluation des politiques publiques et du développement de l’économie numérique, comporte d’ailleurs un volet consacré au développement du télétravail. Pour cela, le gouvernement s’est engagé à trois actions : soutenir les partenaires sociaux dans la mise en place du télétravail, le développer dans le secteur public et promouvoir ses avantages.

L’imprimerie 3D révolutionne les façons de concevoir et de produire

Les innovations bouleversent également les façons de penser la production au sein de l’entreprise. La dernière en date ? L’impression 3D. Apparue il y a maintenant deux ans, elle permet de réaliser une pièce physique à partir d’un fichier numérique. Le tout, sans outillage et rapidement. « C’est à la fabrication ce que l’imprimante laser est à l’imprimerie » explique John M. Kawola, président de Z-corporation, leader mondial dans la conception de machines d’impression 3D.

Désormais, des modèles sont même capables d’imprimer en couleur.
Cette technologie va révolutionner les métiers de  l’architecture et du design. Sur plus long terme, elle pourrait avoir des conséquences plus profondes sur notre façon de produire. Certains spécialistes voient déjà en cette technologie un moyen de production pour le futur. Non plus uniquement dédié aux phases de prototype ou de maquette, cette innovation pourrait être adaptée à des productions en série, révolutionnant ainsi les façons de fabriquer et de produire. Chaque personne pourrait devenir le créateur de ses propres objets. L’individu viendrait concurrencer l’entreprise.