Par Élisabeth Bonan, avocat associé. Lusis
Circulaire DSS du 25?septembre 2013?: approche pragmatique
La circulaire de la Direction de la Sécurité sociale prise en application du décret du 9?janvier 2012, sur le caractère collectif et obligatoire des régimes de protection sociale complémentaire est enfin parue. Si certains points portent toujours à discussion, les clarifications apportées vont permettre aux entreprises de mieux appréhender un dispositif complexe, source d’insécurité juridique.
Les entreprises disposent désormais des éléments nécessaires à l’audit de leurs régimes de prévoyance, frais de santé et retraite supplémentaire (à cotisations définies), afin de s’assurer de leur conformité aux règles d’exonération de cotisations de sécurité sociale. Consciente du caractère tardif de la publication de sa circulaire, la direction de la sécurité sociale a reporté, à titre de tolérance, l’échéance de la période transitoire de mise en conformité au 30?juin 2014 (au lieu du 31?décembre 2013). Les entreprises disposent donc d’un délai supplémentaire pour prendre les dispositions nécessaires à la sécurisation de leurs régimes. Il ne faut néanmoins pas tarder à mettre en œuvre un calendrier des actions à mener, les contraintes de temps de la négociation n’étant pas toujours celles du législateur.
• Pour mener à bien l’audit de conformité des régimes, il est recommandé d’établir une check-list des principaux points à vérifier afin de circonscrire tout risque Urssaf, étant précisé que cette liste n’est pas exhaustive :
1- Le régime bénéficie-t-il de la période transitoire ?
Très schématiquement, pour bénéficier de la période transitoire, le régime doit être soit conforme à l’ancienne circulaire DSS du 30?janvier 2009, soit aux dispositions du décret de 2012 (par anticipation). Il faudra par ailleurs veiller aux effets, sur le bénéfice de la période transitoire, des modifications apportées postérieurement à la circulaire (taux, garanties…), plus particulièrement d’ici la fin de l’année et qui ne seraient pas accompagnées d’une mise en conformité du régime.
2- La catégorie de salariés respecte-t-elle le caractère collectif ? S’inscrit-elle dans le cadre général ou particulier ?
Il est rappelé que, pour bénéficier des exonérations, le régime doit revêtir un «?caractère collectif?». Ce caractère collectif est respecté si les garanties couvrent l’ensemble des salariés. En présence d’un régime catégoriel, il faudra s’assurer de sa conformité à l’un des cinq critères objectifs admis par le décret pour définir une catégorie et commentés par la circulaire. Les modalités d’utilisation de ces critères dépendent de la nature du régime mis en place (retraite supplémentaire, prévoyance ou frais de santé) et du point de savoir s’ils relèvent du «?cadre général?» ou des «?cadres particuliers?».
Rappelons que l’utilisation de critères relevant du cadre général permet toujours de considérer que le régime est collectif. En revanche, dans l’hypothèse où les critères retenus ne relèvent pas du cadre général mais des cadres particuliers (1), il appartiendra à l’employeur de justifier que la catégorie établie permet de couvrir tous les salariés que leur activité professionnelle place dans une situation identique au regard des catégories concernées, ce qui va s’avérer chose difficile dans nombre de cas…
• à titre d’exemple, relèvent du cadre général :
- La catégorie cadres et non cadres au sens de la Convention collective nationale Agirc du 14?mars 1947. Les textes imposent ainsi une définition de la catégorie par référence à l’affiliation ou à la non-affiliation au régime de retraite complémentaire Agirc, qui ne recoupe pas nécessairement celle communément retenue en droit du travail (2).
Toutefois, les entreprises qui ont retenu la catégorie cadre et/ou non cadre sans référence à la CCN Agirc n’auront pas obligatoirement à modifier leur(s) régime(s) déjà en place. Elles devront s’assurer en pratique, que bénéficient du régime cadre, ceux relevant de l’article 4 au sens de la CCN de 1947, et du régime non cadre, le reste des salariés (4bis, 36 et non cadres).
- La catégorie définie par référence aux tranches de rémunération (sous réserve d’être inférieures ou égales à 1,2,3,4 ou 8 plafonds sécurité sociale, excluant par nature les régimes «?Tranche D?» ; la rémunération s’entendant par ailleurs de celle assujettie à cotisations de sécurité sociale).
L’attention doit être particulièrement portée aux régimes frais de santé, pour lesquels l’utilisation de l’un de ces 2 critères pour définir un régime catégoriel implique que l’ensemble des salariés soient couverts. À défaut, l’employeur devra justifier du caractère objectif de la catégorie instituée.
- Enfin, une troisième catégorie définie par référence aux premiers niveaux de classification conventionnelle des salariés, peut être utilisée en matière de retraite supplémentaire, ainsi qu’en prévoyance sous réserve que tous les salariés soient couverts.
Il faudra donc veiller en pratique à ce que la catégorie de bénéficiaires soit conforme à ces critères pour bénéficier «?d’une garantie?» d’objectivité et des exonérations attachées.
À défaut, et en cas de non-conformité, il conviendra de redéfinir la catégorie, le cas échéant en élargissant ou restreignant son champ d’application.
3- Les catégories de bénéficiaires sont-elles définies par référence à l’un des critères prohibés (temps de travail, nature du contrat de travail, âge, ou ancienneté du salarié) ? Le taux de cotisation patronal est-il uniforme ? Les garanties sont-elles identiques pour tous ?
Le respect de ces exigences conditionne le bénéfice des exonérations, mais des exceptions sont admises par le décret.
4-L’adhésion au régime est-elle obligatoire ? En présence de dispenses d’adhésion, ces dernières sont-elles conformes et expressément prévues par l’acte de mise en place du régime ?
Il faudra vérifier que tous les salariés ont adhéré au régime ; à défaut, que les dispenses appliquées sont conformes, et expressément prévues dans l’acte de droit du travail et que l’employeur dispose des justificatifs.
• La nécessité d’adapter les régimes existants dépendra donc des réponses apportées aux principaux points soulevés ci-dessus. Une phase d’audit doit s’ouvrir rapidement.
Au regard des réponses apportées, une réforme du dispositif s’imposera, dont l’ampleur des travaux et discussions varieront en fonction du point de non-conformité constaté.
Dans certains cas, il s’agira d’une véritable refonte du régime (en cas par exemple de nécessité de redéfinir les catégories de bénéficiaires, ou la structure même du régime). Dans d’autres, il s’agira simplement de modifier le régime pour se conformer au formalisme exigé (afin par exemple de prévoir les cas de dispenses d’adhésion et les justificatifs afférents).
Dans tous les cas, ces adaptations nécessiteront de modifier l’acte juridique de droit du travail à l’origine des dispositifs (accord collectif, référendum, décision unilatérale), ce qui impliquera de respecter les règles applicables à chacun de ces véhicules, notamment un parallélisme des formes. De ce point de vue, le report au 30?juin 2014 pourrait paraître bien court aux entreprises concernées…
À défaut, (et si ce n’est pas déjà le cas), le régime perdra le bénéfice des exonérations de cotisations de sécurité sociale attachées à son financement patronal, exposant l’entreprise à un risque fort de redressement Urssaf.
1- Les cadres particuliers visent :
- dans certains cas, la catégorie définie par référence aux premiers niveaux de classification (critère 3) ;
- les sous catégories conventionnelles c’est-à-dire selon la circulaire, les niveaux de classification immédiatement inférieurs à ceux résultant des premiers niveaux de classification (critère 4),
- la référence aux usages professionnels (critère 5).
2- La circulaire autorise ainsi un découpage de cette population en deux groupes maximum. En pratique, cette définition regroupe 8 catégories, à titre d’exemple : salariés relevant de l’article 4 CCN 1947 et le reste des salariés ; articles?4/4bis et le reste des salariés ; articles?4/4bis/36 et le reste des salariés…tels que définis par la convention de branche.
Les entreprises disposent désormais des éléments nécessaires à l’audit de leurs régimes de prévoyance, frais de santé et retraite supplémentaire (à cotisations définies), afin de s’assurer de leur conformité aux règles d’exonération de cotisations de sécurité sociale. Consciente du caractère tardif de la publication de sa circulaire, la direction de la sécurité sociale a reporté, à titre de tolérance, l’échéance de la période transitoire de mise en conformité au 30?juin 2014 (au lieu du 31?décembre 2013). Les entreprises disposent donc d’un délai supplémentaire pour prendre les dispositions nécessaires à la sécurisation de leurs régimes. Il ne faut néanmoins pas tarder à mettre en œuvre un calendrier des actions à mener, les contraintes de temps de la négociation n’étant pas toujours celles du législateur.
• Pour mener à bien l’audit de conformité des régimes, il est recommandé d’établir une check-list des principaux points à vérifier afin de circonscrire tout risque Urssaf, étant précisé que cette liste n’est pas exhaustive :
1- Le régime bénéficie-t-il de la période transitoire ?
Très schématiquement, pour bénéficier de la période transitoire, le régime doit être soit conforme à l’ancienne circulaire DSS du 30?janvier 2009, soit aux dispositions du décret de 2012 (par anticipation). Il faudra par ailleurs veiller aux effets, sur le bénéfice de la période transitoire, des modifications apportées postérieurement à la circulaire (taux, garanties…), plus particulièrement d’ici la fin de l’année et qui ne seraient pas accompagnées d’une mise en conformité du régime.
2- La catégorie de salariés respecte-t-elle le caractère collectif ? S’inscrit-elle dans le cadre général ou particulier ?
Il est rappelé que, pour bénéficier des exonérations, le régime doit revêtir un «?caractère collectif?». Ce caractère collectif est respecté si les garanties couvrent l’ensemble des salariés. En présence d’un régime catégoriel, il faudra s’assurer de sa conformité à l’un des cinq critères objectifs admis par le décret pour définir une catégorie et commentés par la circulaire. Les modalités d’utilisation de ces critères dépendent de la nature du régime mis en place (retraite supplémentaire, prévoyance ou frais de santé) et du point de savoir s’ils relèvent du «?cadre général?» ou des «?cadres particuliers?».
Rappelons que l’utilisation de critères relevant du cadre général permet toujours de considérer que le régime est collectif. En revanche, dans l’hypothèse où les critères retenus ne relèvent pas du cadre général mais des cadres particuliers (1), il appartiendra à l’employeur de justifier que la catégorie établie permet de couvrir tous les salariés que leur activité professionnelle place dans une situation identique au regard des catégories concernées, ce qui va s’avérer chose difficile dans nombre de cas…
• à titre d’exemple, relèvent du cadre général :
- La catégorie cadres et non cadres au sens de la Convention collective nationale Agirc du 14?mars 1947. Les textes imposent ainsi une définition de la catégorie par référence à l’affiliation ou à la non-affiliation au régime de retraite complémentaire Agirc, qui ne recoupe pas nécessairement celle communément retenue en droit du travail (2).
Toutefois, les entreprises qui ont retenu la catégorie cadre et/ou non cadre sans référence à la CCN Agirc n’auront pas obligatoirement à modifier leur(s) régime(s) déjà en place. Elles devront s’assurer en pratique, que bénéficient du régime cadre, ceux relevant de l’article 4 au sens de la CCN de 1947, et du régime non cadre, le reste des salariés (4bis, 36 et non cadres).
- La catégorie définie par référence aux tranches de rémunération (sous réserve d’être inférieures ou égales à 1,2,3,4 ou 8 plafonds sécurité sociale, excluant par nature les régimes «?Tranche D?» ; la rémunération s’entendant par ailleurs de celle assujettie à cotisations de sécurité sociale).
L’attention doit être particulièrement portée aux régimes frais de santé, pour lesquels l’utilisation de l’un de ces 2 critères pour définir un régime catégoriel implique que l’ensemble des salariés soient couverts. À défaut, l’employeur devra justifier du caractère objectif de la catégorie instituée.
- Enfin, une troisième catégorie définie par référence aux premiers niveaux de classification conventionnelle des salariés, peut être utilisée en matière de retraite supplémentaire, ainsi qu’en prévoyance sous réserve que tous les salariés soient couverts.
Il faudra donc veiller en pratique à ce que la catégorie de bénéficiaires soit conforme à ces critères pour bénéficier «?d’une garantie?» d’objectivité et des exonérations attachées.
À défaut, et en cas de non-conformité, il conviendra de redéfinir la catégorie, le cas échéant en élargissant ou restreignant son champ d’application.
3- Les catégories de bénéficiaires sont-elles définies par référence à l’un des critères prohibés (temps de travail, nature du contrat de travail, âge, ou ancienneté du salarié) ? Le taux de cotisation patronal est-il uniforme ? Les garanties sont-elles identiques pour tous ?
Le respect de ces exigences conditionne le bénéfice des exonérations, mais des exceptions sont admises par le décret.
4-L’adhésion au régime est-elle obligatoire ? En présence de dispenses d’adhésion, ces dernières sont-elles conformes et expressément prévues par l’acte de mise en place du régime ?
Il faudra vérifier que tous les salariés ont adhéré au régime ; à défaut, que les dispenses appliquées sont conformes, et expressément prévues dans l’acte de droit du travail et que l’employeur dispose des justificatifs.
• La nécessité d’adapter les régimes existants dépendra donc des réponses apportées aux principaux points soulevés ci-dessus. Une phase d’audit doit s’ouvrir rapidement.
Au regard des réponses apportées, une réforme du dispositif s’imposera, dont l’ampleur des travaux et discussions varieront en fonction du point de non-conformité constaté.
Dans certains cas, il s’agira d’une véritable refonte du régime (en cas par exemple de nécessité de redéfinir les catégories de bénéficiaires, ou la structure même du régime). Dans d’autres, il s’agira simplement de modifier le régime pour se conformer au formalisme exigé (afin par exemple de prévoir les cas de dispenses d’adhésion et les justificatifs afférents).
Dans tous les cas, ces adaptations nécessiteront de modifier l’acte juridique de droit du travail à l’origine des dispositifs (accord collectif, référendum, décision unilatérale), ce qui impliquera de respecter les règles applicables à chacun de ces véhicules, notamment un parallélisme des formes. De ce point de vue, le report au 30?juin 2014 pourrait paraître bien court aux entreprises concernées…
À défaut, (et si ce n’est pas déjà le cas), le régime perdra le bénéfice des exonérations de cotisations de sécurité sociale attachées à son financement patronal, exposant l’entreprise à un risque fort de redressement Urssaf.
1- Les cadres particuliers visent :
- dans certains cas, la catégorie définie par référence aux premiers niveaux de classification (critère 3) ;
- les sous catégories conventionnelles c’est-à-dire selon la circulaire, les niveaux de classification immédiatement inférieurs à ceux résultant des premiers niveaux de classification (critère 4),
- la référence aux usages professionnels (critère 5).
2- La circulaire autorise ainsi un découpage de cette population en deux groupes maximum. En pratique, cette définition regroupe 8 catégories, à titre d’exemple : salariés relevant de l’article 4 CCN 1947 et le reste des salariés ; articles?4/4bis et le reste des salariés ; articles?4/4bis/36 et le reste des salariés…tels que définis par la convention de branche.