Enfin les précisions relatives au déroulement des réunions des institutions représentatives du personnel !

La loi Rebsamen du 17 août 2015 a apporté plusieurs modifications aux réunions des institutions représentatives du personnel, aujourd’hui enfin précisées par décret.

 

Elle a ainsi expressément autorisé le recours à la visioconférence pour réunir le comité d'entreprise, le comité central d’entreprise, le comité de groupe, le comité d’entreprise européen, le comité de la société européenne, le CHSCT et l’instance de coordination des CHSCT, et en cas de réunions communes d’instances. Cette faculté suppose un accord entre l'employeur et les membres élus de chaque instance. En l'absence d'accord, ce recours – alors discrétionnaire - est limité trois réunions par année civile, nombre qui peut paraître insuffisant lorsque, à l’occasion d’un projet important par exemple, les réunions d’information-consultation se multiplient.

 

Il aura fallu attendre huit mois pour que paraisse le décret organisant les conditions dans lesquelles le comité (quel qu’il soit) peut, dans ce cadre, procéder à un vote à bulletin secret. C’est chose faite avec le décret du 12 avril 2016. Celui-ci précise que lorsque le comité est réuni en visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre garantit l'identification des membres de l’instance et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations. Par ailleurs, lorsqu'il est procédé à un vote à bulletin secret, le dispositif mis en œuvre doit garantir que l'identité de l'électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l'expression de son vote. Lorsque ce vote est organisé par voie électronique, le système retenu doit assurer la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes. La procédure se déroule conformément aux étapes suivantes :

 

• l'engagement des délibérations est subordonné à la vérification que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques satisfaisant aux conditions prévues ci-dessus ;
• le vote a lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants disposent d'une durée identique pour voter à compter de l'ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité.

 

Il est à parier que plusieurs sociétés de service proposeront prochainement des solutions clés en main pour satisfaire ce cahier des charges.

 

La loi Rebsamen a aussi encadré le délai dans lequel le secrétaire du comité d’entreprise doit établir le procès-verbal de réunion. Ce délai et les modalités doivent être définis par accord collectif ou, en l’absence de délégué syndical, par un accord entre l'employeur et le comité d'entreprise ou, le cas échéant, le comité central d'entreprise, adopté à la majorité des membres titulaires élus. À défaut, ces délais et ces modalités sont ceux précisés par le décret du 12 avril 2016, c’est-à-dire dans les quinze jours suivant la réunion à laquelle le procès-verbal se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de quinze jours, avant cette réunion. Exceptions : dans le cadre de la consultation prévue en cas de licenciement collectif pour motif économique, le délai est porté à trois jours, et même un jour lorsque l'entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire.

 

À défaut d'accord, le procès-verbal établi par le secrétaire du comité contient au moins le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l'employeur sur les propositions faites lors de la précédente réunion.

 

Autre innovation de la loi Rebsamen : le recours à l'enregistrement ou à la sténographie des séances du comité d'entreprise. Ainsi, l'employeur ou la délégation du personnel au comité d'entreprise peuvent décider du recours à l'enregistrement ou à la sténographie réunions. Lorsque cette décision émane du comité d'entreprise, l'employeur ne peut s'y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel et qu'il présente comme telles. S’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité d'entreprise. Enfin, sauf si un accord entre l'employeur et les membres élus du comité d'entreprise en dispose autrement, les frais liés à l'enregistrement et à la sténographie sont pris en charge par l'employeur lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de ce dernier.